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全面預算管理信息系統體系探討

作者:未知

  摘要:基于全面預算管理的現實需要,以及企業財務管理的實際需求,構建信息系統,實現業財融合的全面預算管理,是企業財務管理發展的必由之路,同時,也是企業快速發展的重要基礎。結合企業財務管理實際,本文重點探討了基于信息系統的業財融合的全面預算管理體系,對該體系的構建和落地實施進行了研究和論證,為全面預算管理工作的推進奠定了良好的基礎,保證了全面預算管理在推進中取得實效。
  關鍵詞:信息系統;業財融合;全面預算管理體系
  在企業財務管理中,實行全面預算管理不但能夠提高財務管理的實效性,同時也能夠推動企業有序發展。基于對企業全面預算管理工作的了解,現階段構建信息系統是全面預算的趨勢,同時,構建信息系統也是實現業財融合的重要措施。因此,我們應結合全面預算管理實際,深入探索基于信息系統的業財融合的全面預算管理體系,對其信息系統的構建和體系的落地實施進行研究和論證。
  一、全面預算存在的常見問題
  (一)對全面預算理解偏差
  編制預算部門,一直以來對全面預算認知錯誤,認為預算編制只是財務部門的工作,將財務部門的角色前置和包辦化,業務部門沒有盡到預算職責。
  (二)缺失系統的預算數據共享平臺
  預算表采用EXCEL表格形式編制,集團下屬子公司較多,業態不盡一致,子公司下又有若干需要單獨列式的分公司,預算編制時匯總工作量很大,耗費大量精力。
  (三)預算編制管理流程缺失
  預算編制過程中沒有對年度預計新增事項的審批,編制人員根據經驗填列;預算編制不能按時間要求完成,拖延嚴重,定稿的預算沒有審批、確認、下發的管理。
  (四)預算執行缺乏有效監控
  預算執行控制缺乏有效合理的監督控制措施。在集團層面,預算和管理實際上是脫節的,沒有建立長期、有效的預警機制,預算編制和執行實質是各行其道,“兩張皮”的情況非常嚴重。
  二、建立全面預算管理機構及職責
  (一)建立全局思維意識
  1.涵蓋全部預算責任單位
  將公司所有組織責任單位全部納入全面預算管理體系,增加各單位參與預算管理的主動性,將預算指標的控制責任落實到位。如圖1所示:
  2.涵蓋全方位業務
  將各方面業務全部納入全面預算管理體系,突出以業務預算為主。并在此基礎上生成財務預算,強調各個業務之間的關聯關系和相互影響。如圖2所示:
  3.涵蓋預算管理全過程
  預算信息系統的業務處理內容包括從編制到考核的全過程:將全面預算管理的全過程設計成閉路循環,使各項預算管理業務在一個封閉的系統中運行。如圖3所示:
  (二)成立專項預算編制工作組織
  1.設立預算管理委員會
  預算管理委員會成員組成:董事長、總經理、營銷副總經理、生產副總經理、供應總經理、財務總監、人力資源總監、預算管理委員會秘書長。
  2.預算管理辦公室
  全面預算編制工作部門設置避免單純的依靠財務部門實施相關的全面預算工作。在財務、人力、行政、業務等相關的部門中挑選出合適的人選組成專門的預算管理小組。
  3.各部門的職責如表1所示:
  三、全面預算的編制
  系統設置流程審批預算,對預算會簽和會審:對于預算年度重大的開支項目,根據系統設置的流程實行事前審批,審批同意后,方可并入預算。系統設置每一預算版本記錄,可以隨時查找及調用。如圖4所示:
  (一)基礎表編制
  根據經營管理需要確定報表模版,對每個預算報表詳細說明填報要求,取數來源,預算指標采用明細子表編報,各項預算中不僅有量化的數據,還需添加明細編報說明和相關附件證明。
  (二)主表編制
  通過系統將會計核算規則與數據庫技術有效結合,根據編制完成的基礎數據表,自動生成資產負債表、利潤表、現金流量表。使用人員無需考慮報表是否平衡,報表之間的勾稽關系是否正確,只需要對報表數據結果進行分析判斷即可。
  (三)合并報表編制
  預先設置抵消規則,系統自動生成合并報表,滿足多層級預算管理需求,當戰略和業務流程改變時,快速適應變化,縮短合并報表周期,提高合規性。
  (四)預算匯總
  按不同時間周期、不同組織層級、不同類別等明細維度匯總各項預算,匯總范圍可任意調整,匯總時不需要各報表指標前后順序一致,可以按不同維度透視匯總數據,隨意下鉆匯總表中的明細數據。
  四、預算執行與控制
  全面預算管理信息化一般都具備剛性控制、柔性控制、剛柔結合的控制方式。對不同指標、責任單位預算執行情況進行智能化預警或責令整改的干預措施,防止預算與實際執行“兩張皮”。
  五、預算調整
  系統支持定期、隨機等方式調整預算,支持批量調整,支持不同周期滾動調整和序實調整。如表2所示:
  智能記錄和展示調整前后差異,保留歷史版本記錄,便于查閱和審批,如圖5所示:
  六、預算分析與考核
  (一)預算分析
  1.可對預算指標做動態分析,包括定期分析和隨機分析,對預算執行結果進行組量價差異分析和綜合分析。
  2.選擇任意期間,進行累計執行數據對比分析;根據需要生成預算分析報表,智能化生成預算分析報告。
  3.詳細分析內容如表3所示:
  (二)預算考核
  預算考評的方法有:預算完成率,實際執行結果與預算標準對比;預算準確率,實際執行結果與預算標準間差異率。
  自定義考核,滿足不同考核需求,如圖6所示:
  七、業務報告
  預算管理的信息化系統,可以提供和反映多維度預算執行情況,管理層能夠準確獲得有關信息。設計和完善多維度預算分析模板,生成全面預算分析報表,及時、準確、快速、對比分析預算與實際發生數據,以滿足各層次的需求。在預算系統中,不同的分析報表及圖表都是多維度的表現形式。如圖7所示:
  八、預算全過程監控
  第一、編報情況:掌握各單元預算編報進度,便于總體把控編報時間節點。
  第二、事項審批情況:了解重大事項審批情況,便于及時溝通,保證預算編制順利進行。
  第三、預算執行控制情況:查看監控年度預算在執行過程中,控制情況,哪些事項超預算,哪些臨近預算,一目了然。
  第四、預算調整情況:查看各單元預算是否有調整,調整事項是否已批準,調整幅度等具體事項。
  第五、預算分析情況:可查看預算分析情況,包括環比。
  第六、預算考核情況如圖8所示:
  九、結論
  通過本文的分析可知,在全面預算管理中,建立信息系統不但能夠解決全面預算管理中存在的及時性不足的問題,同時還能提高全面預算管理的全面性,保證全面預算管理工作能夠落到實處,最大程度的提高全面預算管理的落實效果。所以,我們要對信息系統的構建有足夠的重視,根據企業全面預算管理的實際需要,做好信息系統的構建和功能的設定。
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